Pour une entreprise Horeca, la masse salariale représente un coût important, voire la charge fixe la plus élevée. C’est souvent une grande source d’inquiétude pour l’entrepreneur. Ce 5ème POINT de la roue de la rentabilité ne doit jamais être négligé. Tour d’horizon des questions liées à l’engagement, AUX coûts et à la motivation du personnel…
Par Vanille Dujardin
Le coût
Les différents types de contrats adaptés à la demande
En juin, on comptait près de 20% de personnes actives dans l’Horeca en plus par rapport à l’an dernier, révèle une analyse annuelle menée par l’entreprise de services RH ACERTA auprès de 2.500 établissements Horeca belges. Quatre travailleurs sur dix y travaillent sous contrat fixe, trois sur dix en tant qu’étudiant, tandis que les flexi-jobs représentent près d’un quart du personnel Horeca.
Comment optimiser les horaires et les coûts ?
« Il n’y a pas de solution miracle , explique David Debin, il faut faire une analyse en profondeur et structurelle. C’est un peu comme une table de mixage, il faut jouer sur plusieurs paramètres pour optimaliser les choses ». Parmi ceux-ci, on pointe l’analyse des horaires les plus rentables, l’utilisation de tous les statuts selon les besoins et les périodes, le recours optimal aux aides, primes et subsides, la vérification de la rentabilité de toutes les heures de prestation et l’augmentation des compétences de son personnel… Sans oublier l’importance de se faire accompagner pour analyser la situation avec un œil extérieur. Parmi les partenaires à contacter, on peut citer le secrétariat social, le payrolling intérim, le management (audit – formation – optimalisation – externalisation, …), les planning tools, les outils de gestion, le guichet d’entreprise, la caisse d’allocations pour indépendants, l’assistance juridique, l’outplacement, l’emploi international (expats& impats), la digitalisation et project management de transition (fusion/ acquisition), HR Partner (ponctuel/régulier/ long terme), le plan cafétariat (sur mesure) / Warrant, etc. Autant d’aides auxquels l’entrepreneur.se peut s’adresser pour trouver ses solutions personnalisées.
Se faire accompagner ?
Ariane Marchant de Reload Yourself – une coopérative qui offre un soutien aux entrepreneur.se.s Horeca à Bruxelles pour évaluer leur situation financière ainsi que leurs activités et ensuite revitaliser leur entreprise – explique quelles sont les premières analyses à réaliser pour diminuer les coûts liés au personnel. « La première démarche consiste à regarder ces coûts sur les différentes plages d’ouverture, à savoir par jour de la semaine et avec distinction éventuelle entre midi et soir. Nous obtenons cette info via les plannings et nous mettons cela en rapport avec le chiffre d’affaires réalisé à ces mêmes moments. De cette façon, nous discutons avec l’entrepreneur.se pour améliorer les plages moins rentables. Il faut ensuite se demander s’il n’y a pas moyen d’organiser le travail différemment pour améliorer ce dernier chiffre. Par exemple, dernièrement, un entrepreneur a demandé à une seule personne de gérer le dimanche le service bar et la salle et cela fonctionne bien alors qu’il pensait cela impossible. »
La seconde consiste à bien vérifier que vous bénéficiez des abattements spécifiques au secteur Horeca :
- Les réductions forfaitaires de cotisations pour les travailleurs fixes disposant d’un contrat de travail à temps plein (jusqu’à 5). Elle est octroyée à condition que l’employeur enregistre le début et la fin de la présence de l’ensemble de ses travailleurs salariés.
- L’utilisation du maximum annuel par travailleur des heures supplémentaires (360 heures) qui sont exonérées de précompte professionnel
- L’optimisation des horaires en faisant appel autant que faire se peut aux étudiants (limite annuelle de 600 heures) et de flexi-jobs
- L’utilisation des heures Horeca@work pour les étudiants que le restaurateur veut maintenir sur le payroll mais dont le quota d’heures est épuisé.
De la théorie à la pratique
Pour accompagner les entreprises, Reload Yourself propose de démarrer par l’utilisation des résultats financiers trimestriels comme outil de pilotage de leur établissement. « Il est important de conscientiser les entrepreneurs sur leur situation au travers des chiffres et les responsabiliser sur l’importance de planifier une rentabilité “théorique” qui tient la route. Il s‘agit en réalité de se constituer un petit tableau de bord qui aide à piloter, voir où on en est tous les 3 mois et devient également un outil d’aide à la décision. Un exemple concret vécu a été la question pour un restaurateur de décider ou non d’engager un sommelier.
Nous avons fait une simulation en intégrant le coût annuel du sommelier dans le plan financier et traduit cela en nombre de bouteilles de vins supplémentaires qu’il faudrait vendre pour couvrir le coût du sommelier. Il s’est avéré dans ce cas que ce n’était pas une bonne décision à prendre. Travailler avec des chiffres de façon concrète permet de prendre des décisions qui ne sont pas basées que sur du ressenti, du type « J’ai vu l’importance d’avoir un sommelier dans le restaurant où j’ai travaillé précédemment, il m’en faut un » et plutôt prendre une décision qui fait sens financièrement. Une fois qu’on a cette vision globale des résultats financiers, on descend dans la granularité comme expliqué précédemment », explique Ariane Marchant.
Une démarche qui ne se limite pas à l’analyse mais vise à amener l’entrepreneur.se à trouver ses propres réponses par rapport à la réalité de son business.
patronne des Winery Bruxelles
@photo Sarah Douhard
Où trouver son personnel ? Comment le fidéliser ?
Si les coûts sont évidemment l’une des priorités de l’employeur Horeca, trouver la perle rare, et surtout garder son équipe au complet, relève du challenge quotidien. Pour l’illustrer, nous avons demandé à Anne Boulord, Consultante Horeca, patronne des Winery Bruxelles, de nous parler de son expertise à propos de l’embauche d’un.e futur.e candidat.e.
Comment le/la choisir ? Pourquoi ? Quelles questions lui poser pour mieux cerner sa personnalité ?
« Lorsque que je rencontre un.e potentiel.le employé.e, je ne m’attache pas à ses compétences techniques, qui seront très vite évaluées par les équipes de salle et de cuisine, et qui peuvent s’acquérir. J’essaye plutôt de découvrir ses motivations profondes, ses valeurs, sa personnalité en lui posant des questions un peu inhabituelles dans le secteur. Cela donne des indices précieux pour un management personnalisé. Ma première question : De quoi avez-vous besoin pour être heureux.se au travail ? Ou, le corollaire : De quoi avez-vous manqué dans votre dernier job ? En fonction de ses réponses (reconnaissance ; formations ; horaires adaptés ; évolution salariale,), je peux déjà cerner les priorités de la personne mais aussi savoir si elle trouvera chez nous de quoi satisfaire ses besoins, et éventuellement mettre en place ce qu’il faut pour y répondre.
Et ma seconde question : Où vous voyez-vous dans 3 ou 5 ans ? Sa réponse me permet, par exemple, d’envisager des formations adhoc. Mais aussi de repérer des profils ambitieux, qui pourraient évoluer au sein de la structure… ou même ailleurs. Ce n’est pas grave : les gens ne nous appartiennent pas ! J’expose aussi les valeurs de l’entreprise et je pose tout de suite certaines limites : le respect, la bienveillance, l’inclusivité doivent être respectés. Si le/la candidat.e tique ou s’étonne, je sais déjà que « ça ne collera pas » … c’est comme en amour : les « petites » choses qui chipotent au début de la relation et sur lesquelles on ferme les yeux deviennent vite de grands problèmes ». Quant à la pénurie de personnel qui frappe durement le secteur, il y a également des solutions. « Le bouche-àoreille fait des merveilles ! Je fais également partie de réseaux de femmes actives dans l’Horeca, avec qui nous échangeons des CV ou des besoins en personnel. Je favorise aussi les candidatures spontanées aux CV reçus pour donner suite à une annonce : même si je n’ai pas de place à offrir tout de suite, je les rencontre systématiquement, cela fait aussi partie du réseau. Enfin, par respect pour mes consœurs et confrères, je ne débauche jamais quelqu’un en poste. Jamais ! Ensuite, il faut motiver les équipes en place. Il faut leur laisser une certaine liberté, notamment dans leur organisation d’équipe ; respecter leur expertise ; leur donner du soutien concret et du feedback régulier ; leur proposer des formations ciblées sur leurs besoins, via Horeca Forma Be Pro? mais aussi avec d’autres chef.fes, etc. », explique Anne Boulord.
La Fédération Horeca Bruxelles propose une permanence sociale avec David Debin via e-mail à la Fédération Horeca Bruxelles, pour comprendre divers points essentiels comme le calcul des salaires, l’inflow/flow/outflow et bénéficier de conseils sociojuridiques, d’audits et d’outsourcing. Rationaliser les coûts du personnel en analysant les fonctions qui sont moins essentielles vous permettra de réaliser des économies substantielles sur le long terme. L’optimisation des heures et des salaires est l’un des points essentiels lorsqu’on ne comprend pas pourquoi un établissement n’est pas rentable. L’utilisation de plusieurs statuts, comme étudiant, flexi, extra, stagiaires, etc. peut également être une option pour réaliser des économies.
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