Gérer ses factures avec rigueur est essentiel pour éviter des litiges qui pourraient nuire à votre établissement Horeca. Que ce soit une erreur sur le montant, un désaccord sur la qualité d’un produit livré ou une prestation non conforme, il est important de réagir rapidement. Voici ce que vous devez savoir pour bien contester une facture et protéger vos intérêts.
Une facture acceptée est difficile à remettre en question
La facture est un élément de preuve qui atteste d’un contrat entre deux entreprises. Elle reprend le prix, la quantité et la qualité des biens ou services fournis, et renvoie parfois aux conditions générales de vente. Si vous ne la contestez pas rapidement, elle est présumée acceptée.
L’acceptation d’une facture peut être :
✅ Explicite : par exemple, si vous signez “pour accord”.
✅ Implicite : si vous payez, même partiellement, ou si la facture est enregistrée dans votre comptabilité.
✅ Tacite : si vous ne la contestez pas dans un délai raisonnable, la loi considère que vous l’acceptez.
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Contester une facture : les bonnes pratiques
Si vous constatez une erreur, agissez immédiatement. Une contestation doit être claire, argumentée et écrite. Voici comment procéder efficacement :
Vérifiez les éléments clés
- Comparez la facture avec le bon de commande ou le contrat initial.
- Vérifiez si les conditions générales précisent un délai de contestation.
Rédigez une contestation précise
- Expliquez clairement le motif de votre désaccord (ex. : erreur sur le prix, quantité livrée non conforme, défaut de qualité…).
- Mentionnez que la facture est contestée en attendant une réponse si vous demandez des justifications.
Envoyez votre contestation dans un délai court
- La loi ne fixe pas de délai précis, mais en pratique, plus vous tardez, plus votre contestation sera difficile à faire valoir.
Privilégiez l’écrit pour conserver une preuve
- Un e-mail peut suffire, mais un courrier recommandé est préférable en cas de litige pour se ménager une preuve suffisante.
- Si votre fournisseur ne répond pas à votre contestation, son silence peut être interprété comme une acceptation de votre réclamation.
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Mémo pour éviter les litiges
✅ Vérifiez systématiquement vos factures avec le bon de commande ou le contrat initial.
✅ Contestez rapidement : un silence prolongé peut être interprété comme une acceptation.
✅ Lisez les conditions générales : elles peuvent imposer un délai précis pour contester.
✅ Faites une contestation écrite et précise : un courrier recommandé offre une meilleure preuve en cas de litige.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous protégez la santé financière de votre établissement et évitez des litiges inutiles.
Une contribution externe d’Antoine Declève, avocat associé – Cairn Legal
