Voor een horecazaak vertegenwoordigen de lonen een zware kost; het is zelfs de hoogste vaste kost. Vaak baart die de ondernemer dan ook grote zorgen. Dit vierde onderdeel in het rentabiliteitsrad mag nooit verwaarloosd worden. Een overzicht van de vaakst voorkomende vragen rond aanwerving, personeelskost en -motivatie.
Vanille Dujardin
Kosten
“In een coherent bedrijf moet het percentage van de loonmassa rond 35% liggen”, aldus David Debin, vicevoorzitter van de Federatie Horeca Brussel en sociaal expert bij Horecafocus. Niet meer en niet minder, om te voorkomen dat het bedrijf uit balans raakt. Om dit evenwicht te bereiken moet u rekening houden met de kosten die een werknemer met zich meebrengt (inclusief bedrijfsvoorheffing, werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid, vakantiegeld, enz.). Laten we een voorbeeld nemen: op een brutoloon van 4.658,44 euro ontvangt de werknemer een nettoloon van 1.978,71 euro nadat de verschillende kosten zijn afgetrokken – zie onderstaande grafiek. Daarom is het zo belangrijk voor ondernemers om het meest aantrekkelijke arbeidscontract te kiezen.
De verschillende contracttypes aangepast aan de vraag
In juni vorig jaar werkten er bijna 20% meer mensen in de horeca dan een jaar eerder, zo blijkt uit een jaarlijkse analyse van 2.500 Belgische horecazaken door HR-dienstverlener ACERTA. Vier op de tien werknemers hebben een vast contract, drie op de tien zijn studenten en bijna een kwart van het horecapersoneel werkt in een flexi-job.
Hoe de uurroosters en kosten optimaliseren?
“Er bestaat geen wonderoplossing”, zegt David Debin. “Je moet een grondige en structurele analyse uitvoeren. Het is een beetje als met een mengpaneel, je moet met een aantal parameters spelen voor een optimaal resultaat.” Denk hierbij aan de analyse van de meest rendabele uren, de inzet van alle verschillende statuten volgens de behoeften en periodes, het optimaal gebruik van subsidies, bonussen en premies, controle op de rentabiliteit van alle gewerkte uren en de versterkte expertise van het personeel… En niet te vergeten: het belang van ondersteuning om de situatie met een externe blik te analyseren. Tot de partners behoren het sociaal secretariaat, interim payrolling, management (audit – opleiding – optimalisatie – outsourcing, enz.), planningtools, managementtools, het ondernemingsloket, het uitkeringsfonds voor zelfstandigen, juridische bijstand, outplacement, internationale tewerkstelling (expats & impats), digitalisering en interim project management (fusies/overnames), HR Partner (eenmalig/regelmatig/langlopend), het cafetariaplan (op maat) / Warrant, enz. Dit zijn maar een paar van de diensten waarop ondernemers een beroep kunnen doen om gepersonaliseerde oplossingen te vinden.
Ondersteuning zoeken?
Ariane Marchant van Reload Yourself – een coöperatie die ondersteuning biedt aan horecaondernemers in Brussel om hen te helpen hun financiële situatie en activiteiten in kaart te brengen en vervolgens hun zaak nieuw leven in te blazen – legt uit welke analyses eerst nodig zijn om de personeelskosten te verlagen. “De eerste stap bestaat erin deze kosten te bekijken over de verschillende openingstijden, d.w.z. per dag van de week en met een mogelijk onderscheid tussen ’s middags en ’s avonds. Deze informatie halen we uit de roosters en vergelijken we met de omzet die op die momenten gedraaid wordt. Zo kunnen we met de ondernemer bespreken hoe we de minder rendabele momenten kunnen verbeteren. Vervolgens moeten we ons afvragen of er misschien een manier is om het werk anders te organiseren. Zo hadden we onlangs een ondernemer die besloot om op zondag zowel de toog als de zaal aan één enkele persoon toe te vertrouwen, hoewel hij dacht dat zulks niet haalbaar was.”
Bij stap twee komt het eropaan na te kijken of u recht heeft op specifieke toelagen voor de horeca:
- Forfaitaire verminderingen van de bijdragen voor vaste werknemers met een voltijdse arbeidsovereenkomst (tot 5). Die worden toegekend op voorwaarde dat de werkgever het begin en het einde van de aanwezigheid van al zijn werknemers in loondienst registreert.
- Gebruik van de maximale jaarlijkse overuren per werknemer (360 uur), die vrijgesteld zijn van bedrijfsvoorheffing.
- Optimalisering van de werkuren door waar mogelijk studenten in te zetten (jaarlijkse limiet van 600 uur) en flexi-jobs te gebruiken.
- Gebruik van Horeca@work-uren voor studenten die de restauranthouder op de loonlijst wil houden maar die aan hun maximum aantal uren zitten.
Van theorie naar praktijk
Om bedrijven te ondersteunen stelt Reload Yourself voor om in de eerste plaats de financiële kwartaalresultaten als hulpmiddel voor het beheer van de onderneming te gebruiken. “Het is belangrijk om ondernemers bewust te maken van hun situatie aan de hand van de cijfers en om ze te doen begrijpen dat het belangrijk is een haalbare ‘theoretische’ rentabiliteit te plannen. Concreet komt het eropneer een klein dashboard samen te stellen dat helpt om per trimester te zien waar ze staan en dat ook een tool wordt om beslissingen te nemen. Zo vroeg een restauranteigenaar zich af of hij al dan niet een sommelier in dienst moest nemen.
We voerden een simulatie uit waarbij we de jaarlijkse kosten van de sommelier in het financiële plan opnamen en dit vertaalden naar het aantal extra flessen wijn dat zou moeten worden verkocht om de kosten van de sommelier te dekken. Het bleek geen goede beslissing te zijn. Door op een concrete manier met cijfers te werken, kun je doordachte en onderbouwde beslissingen nemen, zonder enkel op je gevoelens of indrukken af te gaan. Zodra we deze algemene visie op de financiële resultaten hebben, kunnen we verder in detail analyseren, zoals hierboven is uitgelegd”, aldus Ariane Marchant.
Deze aanpak beperkt zich niet tot analyse, maar is erop gericht om de ondernemer te helpen zijn of haar eigen oplossingen te vinden al naargelang zijn of haar business.
Waar personeel vinden?En hoe ervoor zorgen dat het blijft?
Hoewel kosten uiteraard één van de prioriteiten zijn voor een werkgever in de horeca, is het vinden van de zeldzame parel, en vooral het team compleet houden, een dagelijkse en nog veel grotere uitdaging. Anne Boulord, Horeca Consultant en eigenaar van Winery Bruxelles, vertelt hoe ze tewerkgaat voor de aanwerving van een toekomstige kandidaat.
“Als ik een potentiële werknemer ontmoet, concentreer ik me niet op zijn of haar technische vaardigheden. Die zullen heel snel door de zaal- en keukenteams worden ingeschat en bijgestuurd. In plaats daarvan probeer ik meer te weten te komen over hun motivaties, waarden en persoonlijkheid door enigszins ongebruikelijke vragen te stellen. Dat levert waardevolle aanwijzingen op voor gepersonaliseerd management. Zo vraag ik naar wat hen gelukkig maakt op het werk. Of wat ze misten in hun vorige job. Afhankelijk van hun antwoorden (erkenning; opleiding; aangepaste werktijden; loonevolutie, enzovoort), kan ik al de prioriteiten van de persoon identificeren, maar ook te weten komen of die bij ons zal vinden wat hij nodig heeft en ik kan eventueel de nodige maatregelen nemen om daarop in te spelen.
Mijn tweede vraag luidt: “Waar ziet u zichzelf binnen drie tot vijf jaar?”. Het antwoord op deze vraag stelt me bijvoorbeeld in staat om opleidingen op maat te overwegen. Het helpt me ook om ambitieuze profielen te identificeren die kunnen groeien binnen de organisatie… of ergens anders. Dat maakt in feite niet uit: de mensen behoren ons niet toe. Ik leg ook de waarden van het bedrijf uit en stel meteen bepaalde grenzen: respect, goede wil en inclusiviteit zijn de basis. Als de kandidaat aarzelt of verrast is, weet ik al dat het niet zal lukken. In feite is het net als in de liefde: de kleine dingen die je aan het begin van een relatie dwarszitten en die je door de vingers ziet, worden al snel grote problemen.” Voor het personeelstekort waarmee de sector kampt, zijn er tot slot ook oplossingen. “Mondelinge reclame doet wonderen! Ik maak deel uit van een netwerk van vrouwen die in de horeca werken en we wisselen cv’s en onze personeelsbehoeften uit. Ik verkies spontane sollicitaties boven de cv’s die ik ontvang als reactie op een advertentie: zelfs als ik niet meteen werk heb, regel ik toch altijd een ontmoeting: ook dat is een onderdeel van het netwerk. Tot slot ga ik nooit iemand die al een job heeft ergens weghalen, uit respect voor mijn collega’s. Nooit! Ook essentieel: de teams motiveren. Je moet ze een zekere vrijheid geven, vooral in hun organisatie. Ook moet je hun expertise respecteren, ze praktische ondersteuning en regelmatige feedback geven, opleidingen naargelang hun noden voorzien, via Horeca Be Pro maar ook bij andere chefs, enz.”, besluit Anne Boulord.
De Federatie Horeca Brussel biedt elke dinsdagochtend een sociale permanentie met David Debin. Daar kunt u terecht voor uitleg over essentiële punten zoals loonberekening, in- en uitstroom, maar ook voor sociaal-juridisch advies, audits en outsourcing. Door de personeelskosten te rationaliseren (door uit te zoeken welke functies minder essentieel zijn), kunt u op de lange termijn aanzienlijke besparingen doen. De optimalisatie van uren en lonen is primordiaal om te begrijpen waarom een horecazaak niet rendabel is. Ook het gebruik van verschillende statuten (student, flexi, extra, stagiair, enz.) kan een optie zijn om te besparen.
https://www.horecafocusgroup.be/