Facturen met nauwkeurigheid beheren is essentieel om geschillen te vermijden die uw horecazaak kunnen schaden. Of het nu gaat om een fout in het bedrag, een meningsverschil over de kwaliteit van een geleverd product of een niet-conforme dienst, het is belangrijk om snel te reageren. Hier is wat u moet weten om een factuur correct te betwisten en uw belangen te beschermen.
Een aanvaarde factuur is moeilijk te betwisten
Een factuur is een bewijsstuk dat een contract tussen twee bedrijven bevestigt. Ze vermeldt de prijs, de hoeveelheid en de kwaliteit van de geleverde goederen of diensten en verwijst soms naar de algemene verkoopsvoorwaarden. Indien u de factuur niet snel betwist, wordt ze als aanvaard beschouwd.
De aanvaarding van een factuur kan:
✅ Expliciet zijn: bijvoorbeeld als u ondertekent met “voor akkoord”.
✅ Impliciet zijn: als u (zelfs gedeeltelijk) betaalt of als de factuur wordt opgenomen in uw boekhouding.
✅ Stilzwijgend zijn: als u de factuur niet binnen een redelijke termijn betwist, wordt dit door de wet beschouwd als een aanvaarding.
Een factuur betwisten: goede praktijken
Als u een fout opmerkt, handel dan onmiddellijk. Een betwisting moet duidelijk, beargumenteerd en schriftelijk zijn. Zo pakt u het efficiënt aan:
Controleer de belangrijkste elementen
- Vergelijk de factuur met de bestelbon of de oorspronkelijke overeenkomst.
- Controleer of de algemene voorwaarden een betwistingstermijn vermelden.
Schrijf een nauwkeurige betwisting
- Leg duidelijk uit waarom u het niet eens bent (bv.: fout in de prijs, afwijkende geleverde hoeveelheid, kwaliteitsgebrek…).
- Vermeld dat de factuur wordt betwist in afwachting van een antwoord als u om verantwoording vraagt.
Dien uw betwisting tijdig in
- De wet bepaalt geen exacte termijn, maar hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt om uw betwisting te laten gelden.
Kies voor schriftelijk contact om bewijs te bewaren
- Een e-mail kan volstaan, maar een aangetekende brief is aan te raden in geval van een geschil, zodat u over voldoende bewijs beschikt.
- Als uw leverancier niet reageert op uw betwisting, kan zijn stilzwijgen worden geïnterpreteerd als een aanvaarding van uw klacht.
Memo om geschillen te voorkomen
✅ Controleer systematisch uw facturen aan de hand van de bestelbon of de oorspronkelijke overeenkomst.
✅ Betwist snel: een langdurig stilzwijgen kan als een aanvaarding worden beschouwd.
✅ Lees de algemene voorwaarden: deze kunnen een specifieke termijn opleggen voor betwistingen.
✅ Maak een schriftelijke en gedetailleerde betwisting: een aangetekende brief biedt beter bewijs in geval van een geschil.
Door deze goede praktijken toe te passen, beschermt u de financiële gezondheid van uw horecazaak en vermijdt u onnodige geschillen.
Een externe bijdrage van Antoine Declève, vennoot-advocaat – Cairn Legal
